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有效: 年度培训计划的关键词
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  关连培训见:http://www.china-qg.com/detail.asp?ID=11933
             培训管理体系建立与需求量化 10-14(上海) 

   年底临近,许多企业的培训主管都开始按照常规在忙着制定年度培训计划。尽管他们尽心尽力将培训计划做了几十张,但有些却难逃被老板“枪毙”的命运。为什么会这样呢?大都是因为没有真正落实“有效”二字。

 通常,一个有效的培训计划首先要体现四个方面的内容:

 计划给谁看。任何工作都是一个说服的过程,培训计划首先要能说服高层得到认可。

 计划给谁用。培训目的是为了提高经营效益,受训者能够真正获益才是最终目的。

 计划有无资金支持。对很多企业来说,培训费都是一笔不小的开支。即使计划再好,企业现有能力不足也是白费。

 计划可利用的资源。花钱要有“效率”,就要善用一切现有资源。善于开发组合,便可节省开支。

 计划要结合企业经营需要

 培训计划一定要跟公司的经营结合起来,如果单方面满足群众的“喜好”,就成了“无本之木”。因而,做好培训计划首先要了解企业经营的需要。

 一般来说,企业希望培训首先是“长期战略”,能够满足企业长期经营对人力资源的需要。对一个想要发展或正在发展的企业来说,“长期战略”至关重要,有时甚至能决定企业的生死存亡。

 其次是“中期战略”,主要是为了满足企业年度经营对人力资源的需要而采取的培训活动。因而,几乎所有训练的最终目的都是提高员工工作效率、改善组织绩效,以达成企业战略目标。在公司内部,对公司未来愿景、经营方向及下一年工作目标最了解的可能就是管理高层。通过与管理高层的沟通,不仅可以了解他们对培训成效的期望值,对培训计划所持的态度,还很有可能得到他们对培训计划的承诺和鼎力支持,这也对下一步工作的开展极为有利。

 再次是职位目的,这是为了满足员工高水平完成本职工作的需要,提高职位所需知识、技能、态度、经验而对员工采取的培训活动。

 最后是个人目的,为了满足员工达成其职业生涯规划目标需要而由企业提供的培训。这对员工个人的良性发展起到了重要的作用。

 内容要贴近“群众”

 计划虽然要满足企业经营需要,但最终参与培训的却是“广大群众”,因而闭门造车不可取。

 制定正确的培训计划,首先就要检核去年培训计划实施情况,然后进行广泛调查。 进行需求调查的最好方式就是拟定问卷。问卷的设计一定要简单易答,能激发被调查者的兴趣。前面也谈到,计划最终要经过高层的批准才能真正实施。在征求高层意见的同时,也意味着了解到企业经营的需要。

 对于职位技能的培训,除了使用调查问卷外,还可结合访谈的形式进一步了解企业需求。具体过程就是向各级管理者和他的下级进行调查,以分析绩效评估表、技能项目需求调查表、重点人群的抽样面谈的方式,确定员工岗位技能差距和重点的技能培训项目。

 对于个人职业生涯需求的培训项目,需向员工及其管理者调查,以分析职业生涯规划表、管理者与下级面谈结果的方式,确定培训项目。访谈一方面是为了了解需求,另一方面也是让被调查者参与进来,多一个同盟军。

 最后要注重分析。对于通过调查所得来的数据必须进行系统的分析,找出通过培训可以解决的方法。不可否认,培训确实可以提高员工素质和团队凝聚力,但是培训的效果一旦被夸大,成为包除百病的药方后问题就会出现。对培训期望过高,会导致有些企业在培训后感觉效果不佳。

 争取资金支持

 对有固定培训预算的企业,大多根据员工数量或全年销售额确定一个合适比例。常见的比例为总销售额的2%到3%,以5%为上限。对新公司、新部门,或新进人员较多的公司,预算会相对高一些;而平稳且有经验的公司,可相对低一点。但对多数企业来说,培训还是一个“奢侈”的消费,原因就是“经费”永远是短缺的。作为培训主管不能一厢情愿地“制定”计划,一定要摸清底细,采取“要事第一”的原则,并善于将培训模块组合。下面介绍一套“零基预算法”(Zero-Base Budgeting, ZBB)以供参考。

 零基预算法由美国德州仪器公司的彼得。A.菲尔于1970年提出,首先由乔治亚州政府采用,取得了很好的成效后为企业界广泛使用。零基预算法的编制和审批程序如下:

 1、在审查预算前,项目主管首先必须明确组织的目标,并将长远目标、近期目标、定量目标和非定期目标之间关系的轻重次序搞清楚,建立起一套可考核的目标体系;

 2、在审查预算时,一切活动从零开始。凡是要求在下一年度开展的活动或项目,都必须递交可行性分析报告,以证明确有存在的必要,并提交具体的计划,说明各项开支要达到的目标和效益;

 3、确定出最重要的事项后,根据已定出的目标体系重新排出各项活动的优先次序;

 4、编制预算,资金按重新排出的优先次序分配,尽可能满足排在前面的活动的需要,当资金紧张时,可暂时放弃一些项目。

 零基预算法的优点是明显的,但也存在着一些缺点,如:审查每一个项目是极其繁重的工作,所投入的人力、物力和时间颇为可观;安排项目先后次序难免存在相当程度的主观性。

 零基预算法的真正意义在于把企业的活动与企业的目标紧密结合起来,真正做到“目标导向”,从根本上避免了“为培训而培训”的低效行为。

 计划可利用的资源

 优秀的企业都有一套非常完整的培训体系和课程,并且大都有自己的企业大学。根据企业自身的需求,设计出最适合的培训课程,创造最理想的企业学习氛围,这为整合企业资源,最大程度地提高培训效果起到关键作用。完善而有效的培训一定是内外培训的结合,所以内训的地位不可小觑。多数企业也许不能跟世界知名企业相提并论,但是善于挖掘和利用内部资源对企业发展是非常有益的。

 除了以上四个方面,培训计划的制定还有七大原则:

 原则一:培训计划必须首先从公司经营出发,“好看”更要“有用”;

 原则二:更多的人参与,将获得更多的支持;

 原则三: 培训计划的制定必须要进行培训需求调查;

 原则四:在计划制定过程中,应考虑设计不同的学习方式来适应员工的需要和个体差异;

 原则五:尽可能多的得到公司最高管理层和各部门主管承诺及足够的资源来支持各项具体培训计划,尤其是学员培训时间上的承诺;

 原则六:提高培训效率要采取一些积极性的措施;

 原则七:注重培训细节。

 总的来说,年度培训计划的创建难度并不是很大,只要遵循科学的方法体系,一个有效而且人人满意的计划就可顺利完成,并将为今后的圆满实施提供坚实的基础。

 年度培训需求分析的三大技巧

 培训需求分析是否有效决定了培训计划是否准确。培训的需求分析是有方法的,掌握了年度培训需求分析的技巧,单项培训需求分析就更简化、更容易操作了。

 合纵连横,启动工作

 年度培训需求分析一般在11月份启动。在进行培训需求分析之前,先在公司内营造一种氛围(条件允许的话,可以召开一次相关人员的启动会),让上至领导、部门经理,下至普通员工都有心里准备,有时间去思考自身、部门、整个公司的培训需求在哪里,引起每个人的重视,将培训需求分析视为自己工作中的一项重要内容。在进行培训需求分析之前要明确以下事项:

 取得公司各级管理人员的参与和支持。公司高层管理者的支持能保证培训需求分析过程顺利进行,他们的意见往往决定了培训的大方向。如果缺少了领导的参与,就无法获得他们对于培训的看法,设计的培训也不是他们所要的,保持与公司管理者的良好沟通在整个培训需求分析的过程中显得尤为重要,直接影响到下年度开展培训工作的指导思想和工作重点。同时,只有取得各级管理者的支持,才能保证需求分析的行政过程顺利进行,如培训需求分析面谈人员的安排、调查问卷的填写及按时回收等。

 培训本身并不能解决问题。如果认识不到这一点,就会对培训抱有过高的期望,往往会产生失望的心理。培训是通过提高员工的技能,改变员工的行为与习惯来解决问题。把培训当成是万能解药非常危险,很多问题通过培训是解决不了的,一个有技能的员工也有可能无法胜任他的岗位。

 明确绩效标准和衡量尺度。员工的期望表现和现实表现之间的差距就是培训需求。培训需求包含了企业的需求、群体的需求和员工个人需求三个不同的层面。培训需求不是主管和员工的主观期望,也不是超过岗位要求的优秀表现。如果期望一个普通的操作工讲一口流利的英语,从员工个人发展的角度来看当然是好的,但他的工作中根本用不到英语,因此就不是真正的培训需求。

 找准端点,系统分析

 培训必然为业务运营服务,因此,培训需求的分析首先要从业务需求开始。要将负责培训的成员按照企业的职能区域进行分工,每个人负责一个区域,了解相关业务,最后再汇总到一起,从而将培训需求分析进行到深处,真正做到想业务部门之所想。在了解部门的业务之后,就要引导部门从业务需求开始寻找培训需求。一般来说,可以从以下几个方面去分析:

 企业/部门上一年度目标完成情况、下一年度目标。企业的运营具有连续性,未完成的目标有可能延续到下一年度,如果不清楚企业上一年度目标未完成的原因,就会影响下一年度的业绩。目标未完成的原因需要逐项进行分析,如果问题可以通过培训来解决就产生了培训需求。同样,企业在未来的一年中会设定很多的目标,尤其是有很多新技术、新项目,这些对于企业来说是新的内容。新事物的导入需要一个载体,培训正是起到了这样的作用,通过培训可以大大加快员工对新事物的认识和接收速度。除了新的目标外,其它的目标也要逐项进行分析,分析在每项目标中培训扮演什么角色,如何帮助企业/部门达成目标。

 分析企业/区域/部门的组织结构。首先,了解部门的主要职责以确定部门培训需求的主要方向。其次,了解部门的人数、必备技能、特殊技能、稀缺技能,以确定培训需求的数量及技能种类。然后,清楚员工的年龄、学历、职位等信息,这些将直接影响到培训的内容、方式、深度与侧重点。如果部门以管理人员为主,培训的侧重点多为管理类。同时,要为公司后备人才发展设计相关的培训,这不仅关系到员工的个人发展,对公司的长期发展更为重要。

 过往的培训记录。查看以往的培训记录,一方面可以了解过去培训所取得的效果,更重要的是要了解哪些是需要重复培训的,很多培训不会一蹴而就,需要反复进行培训以达到良好的效果,如企业文化、员工岗位技能培训,这些是对员工的基本要求,此类培训的需求通常是每年都有,属于常规重点项目。

 以过程保证结果

 培训需求分析活动的有效性需要有完整的工作过程来保证。

 培训需求分析过程的策划和设计。首先要确定整个过程的时间及主要任务、负责人,要有完整的方案及行动计划,并且取得相关人员的认可。其次,事先设计好培训需求分析过程将使用到的方法、工具和表格,要提前验证工具的有效性,要实用又简洁,便于操作。

 培训需求分析数据的收集汇总。培训需求分析最终要产生培训计划,分析过程中的数据尤为重要,要把了解到的培训需求准确地记录下来,并及时进行反馈与汇总。数据收集的方法有很多种,比较有效的方法是调查问卷法和访谈法。调查问卷可以根据企业特点进行设计,发至各个部门,让员工根据问卷中的内容进行填写,完成后交回给培训团队成员。接下来,根据反馈回来的调查问卷进行部门走访面谈,主要访谈部门经理,使用访谈表,主要访谈从调查问卷得不出的培训需求或对理解不清晰的地方进行重新确认。

 数据分析。将收集到的分散的培训需求信息汇总到一起,分析访谈数据,概述所有的访谈结果,汇总访谈的数据,寻找共同点,按公司、部门不同层面进行分析,可得出公司、部门层面分别需要的培训,具体人群与人数。这些数据分析后就可形成培训计划的初稿。

 在进行培训需求分析时,需要用到大量的相关信息。如果有些涉及到公司的信息培训部门无法获取,就需要人力资源部统一归纳整理后提供给培训部门使用,如:

 1、上一年度目标完成情况;

 2、下一年度重大信息:如公司年度目标;

 3、上一年度培训完成情况;

 4、上一年度绩效情况:部门、个人绩效;

 5、公司内培训资源库信息。

关连培训见:http://www.china-qg.com/detail.asp?ID=11933
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