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经理人:写东西如何干净利落
阅读次数:15748
 
   经理人见多识广,却时常觉得写不出东西,怎么回事?

  无论是在生意场合进行交际、在会上讲话,还是做情况介绍,你很少有想不出词儿的时候。但是,当你坐到办公桌前面起草再简单不过的便笺时,却常常有江郎才尽之感。

  念过书的经理有时觉得写东西比不带降落伞从天而降的感觉好不了多少。原因有二。首先,是上学时形成的畏惧心理作怪。要是把便函、报告老当成50页的学期论文来写,搞不出来就毫不奇怪了。

  第二,讲话时要是语法有错,一带就过去了,而写在纸上的错误就不光一直让你自己不自在,还要传到别人那里,同事、上司、甚至首席行政总监。

  无论是过去的可怕经历,还是眼前的畏惧心理,都不该让你写东西时裹足不前。几条简单规则就能让你轻松下笔成文。

  没准备就别下笔 很多人喜欢边想边写,这样只会使事情更糟。好比一边往池子里面灌水,一边下池游泳。写东西很少要求即刻完成。与其把宽限的时间花在担心上,不如用笔记下想要表达的要点。这样到了动笔的时候你就有基础展开成文了。

  如果任务比较重要,例如重要报告,那就得把要点扩展成有一定内容的提纲。把每个要点写在一张卡片上,在随后的几天里把萌牙的想法追加到相应的卡片上。

  马丁·耶特(Martin Yate)是一系列商务和职业训练畅销书的作者。“我喜欢按重要程度把卡片排序,”他说,“在了解清楚之前,我已经有了一份草稿,一旦掌握情况就马上一鼓作气写下来。”

  一气呵成,行写后改 如果你的写作习惯和多数人相似,很可能你不肯放过每一个措词。老是反复捉摸,生怕不妥,花一个钟头弄出一个完善无缺的句子。

  请听听专业作家的告诫:动笔先写,以后再整理修改。耶特说:"不要担心开头部分不够有力,你要做的是开支马达加速前进。"

  试几次“先写后改”的办法之后,你一定会发现,便函或报告在第三、四段才真开了头。这是因为动笔写的过程帮你把头脑里杂乱的想法有条有理地落在纸上。写东西恶伽个去粗取精皂过程。把在形成思路过程中写下的尚不明确的部分去掉,从头绪清楚、条理分明的地正式动笔。

  写东西就当是在用手运笔说话 埃德.贝利(Ed Bailey)是一位写作顾问,他说:"商界人士总是抱怨写作如何如何困难,但从来没有听他们说起过交谈有什么困难","坐下来写东西,其实就是在用手运笔交谈。"

  所以,你得把词典收走,藏起来。一停下来查以前没有用过的词,思路就会出轨。这是浪费时间。况且没人爱看要查词曲才能弄明白的便函。贝利说:"高层经理往往善于有铲运用普通的词语","越接触高层,就越容易见到简单而直接的语言。别忘了,历史上凡是令人难忘的警句都很短。"

  短小精悍 在学校里,老师要求学生在触及主题之前,不厌基烦地交待所有有关情况。贝利说:"这种象搭积木一样,步进式、学术化的东西在文学课上可以得优,但在商务交往中只能得差。"

  你已经告别学校了,要不时提醒自己,写东西没有最低字数要求。报告不一定要写成五段论。贝利说:"你想让首席行政总监和总裁们对你留有印象,可他们都把时间看得非常宝贵,因而喜欢简洁明了的文字","浪费他们的时间最要不得。可是年轻员工往往爱用罗里罗唆的废话博得上司的好感。"

  善用以往的资料 信件、使函的报告都遵循某种反复使用的固定格式。保存以往的信件或便函,这样,一旦需要快速起草一份东西,就可以找出跟手头任务接近的资料,稍加修改适合眼下的要求。这样可以节省不少时间,也能避免不少麻烦。
 已发表评论
网友昵称: [2006/3/7 14:20:00]  邮箱:
评论内容: 说得太好了嘿嘿……
网友昵称:流风 [2006/2/21 16:57:00]  邮箱:xiangfei2075@yahoo.com.cn
评论内容: 简单一点
先确定格式和嵌套框架
下面就一条一条的写
写完为止,不要管有多少
老板没有多少时间看废话连篇的报告
越简洁越好,尽量突出重点

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